SEOプロジェクト管理とは何ですか？

SEOptimerでは、2,000以上のデジタルエージェンシーと協力しており、彼らが直面する日常的な課題を理解しています。最も一般的な課題の一つは、複数のSEOプロジェクトを効率的に管理する方法です。このトピックについての知識と専門知識を共有するために、SEO業界のリーダーであるいくつかのデジタルエージェンシーに尋ねました。

以下のSEO専門家からのこの記事への貢献に感謝します：

  • Tyson Hinz, COO at WebMarketers
  • Laurel Miltner, デジタル戦略ディレクター at Orbit Media Studios
  • John Lincoln, CEO at Ignite Visibility

SEOの専門家

SEOプロジェクトを管理することは、多くの動く部分を扱うことを意味します。代理店にとって、これは複数のクライアントにわたって、さまざまな段階や複雑さのレベルで行われるため、さらに困難な仕事です。クライアントプロジェクトが増えれば増えるほど、関わる人も増えます。物事は非常に早く無秩序になる可能性があります。これが、システム化された堅牢なSEOプロジェクト管理フレームワークとプロセスが必要な理由です。

あるSEOプロジェクトには最大で8 (!)個の動く部分が含まれているか、それ以上の可能性があります：

      1. オンページSEOサイト監査
      2. オンページSEOの問題を修正（例：サイト速度、リンク切れなど）
      3. キーワードリサーチ
      4. リンクビルディングのための継続的なアウトリーチ
      5. バックリンク分析
      6. コンテンツ制作
      7. ブロガー/PRアウトリーチ
      8. 既存コンテンツの最適化

よく文書化されたシステムは、スケールアップ（より多くのクライアント、より多くのプロジェクトの追加）を容易にし、新しいチームメンバーを導入したり、チームメンバーを簡単に交換したりするのに十分な堅牢性を持っているため、大きなトレーニングの負担やアップスキリングの必要性がありません。

SEOプロジェクト管理プロセスを文書化するためのいくつかのオプションには以下が含まれます：

  • 内部ウィキ / イントラネット
  • シンプルなMS WordまたはGoogle Docsドキュメント
  • SEOプロジェクト管理ツール内のプロセスページ

ツールはあなたがすべてのSEOプロジェクトを合理化し、管理するのを助けることができますが、まずはプロセスのしっかりした基盤と、あなたの代理店でのオンボーディング、実行、そしてSEOプロジェクトの維持のためのよく文書化されたシステムから始める必要があります。

SEOプロジェクト管理が重要な理由は何ですか？

効果的なSEOプロジェクトマネジメントの背後にある原則は、一般的なプロジェクトマネジメントと同じです：

      1. 正式なプロジェクト構造を利用する
      2. プロジェクトの範囲、目的、および目標を定義する
      3. 役割、責任、および期待を設定する
      4. リスクと障害を特定する
      5. 継続的なコミュニケーションを維持する
      6. 進捗を測定する

「コミュニケーション」は原則＃5で別々にリストされていますが、それはまたすべての原則で不可欠な要素です。それはプロジェクトを軌道に保ち、何も漏れないようにする接着剤です。SEOプロジェクト管理ツールは、タスクコミュニケーションを体系化するのに役立ちますが、クライアントを最新の状態に保ち、週次/月次の目標に向けた進捗を伝えるためのプロセスも必要です。

SEOチームの構築と管理

効果的なSEOプロジェクト管理のためにチームを構成する方法はいくつかあります。より多くのクライアントプロジェクトを手がけるにつれて、上述の動く部分が三次元的になり、プロジェクトごとに複数になるため、ワークフローはより複雑になります。成長するにつれて、プロジェクトのタスクが忘れられたり、締め切りが逃されたりすることがあります。ここでプロジェクトの可視性が重要となり、チームの全員がすべてのプロジェクトと個々のタスクを見ることができるようにするためです。

John Lincoln

サンディエゴに拠点を置くデジタルエージェンシーのIgnite VisibilityのCEOであるJohn Lincolnは、チームサイズをスリムで効率的に保つことが最善の方法だと考えています。

"SEOチームの構造に関して言えば、キッチンに人が多すぎるのは問題です。関わる人が多いほど – 特に経験が浅い場合 – 物事を成し遂げるのが難しくなります。"

あなたのチームの規模と構造は、あなたが持っているプロジェクトの数に必要な専門知識を反映すべきです。ほとんどの代理店にとって、最初のSEO採用はおそらくSEOディレクターまたはSEOマネージャーになるでしょう。この個人は、SEOプロジェクトを「運営」し、代理店のプロセスと方法論を定義する任務を負います。言うまでもなく、この採用はSEOの仕事がどのように行われるかの基準を設定するため、非常に重要です。

チームが拡大するにつれて、通常、SEOディレクターが次の採用の意思決定に影響を与える人物です。では、最高のSEOディレクターを採用するにはどうすればいいのでしょうか？面白いことに、Google自身がこれについての見解を持っています：

彼らは以下の3ステッププロセスを推奨しています：

1. インタビュー

面接の際には、候補者がその役割をどのように果たすかについて話す内容に注意深く耳を傾けてください。つまり、彼らはランキングに過度に固執しているのか、それともより包括的にSEOがクライアントの全体的なビジネス目標を達成するのにどのように役立つかについて話しているのか？Googleは、SEOの活動と成果を具体的なビジネス価値に結びつけることができることが証明されているSEOの専門家を雇うことを推奨しています。

2. 参照チェック

採用プロセスと同様に、参照をチェックすることは必須です。しかしGoogleは、基本をカバーした後で、候補者が以前に周りの人々（例：チーム、同僚、クライアント）をどのように導いたかを理解しようと提案しています。彼らのSEO結果は持続可能でしたか？短期的な修正と長期戦略のバランスはどうでしたか？彼らはどれほど成功してSEOをクライアントのビジネスの不可欠な部分として教育/提唱しましたか？

3. 技術監査

SEO採用プロセスは、候補者にSEO監査を提出してもらうことなしには完了しません。これはあなたが「クライアントになる」番であり、候補者がウェブサイトをどのように評価し、潜在的な問題、最適化のためのヒント、機会領域をどのように伝えるかを体験する機会です。クライアントの立場に立って、パフォーマンスを向上させるために必要な投資（時間、お金、リソース）について尋ね、彼らがどのように反応を構築し、ビジネス価値に各作業をどのように結びつけるかを評価します。彼らの技術的監査を評価するには、私たちのウェブサイト監査チェックリストスタートとしてのベンチマークとして。

SEOプロジェクト管理プロセスの定義

私はカナダのデジタルエージェンシーであるWebMarketersのCOO、Tyson Hinzと話しました。彼らは、デジタル成熟度の異なるクライアントのために複数のSEOプロジェクトを進行中です。

"一度に複数のプロジェクトを成功裏に管理する鍵は、確固たる方法論と、うまく実施された作業管理システムを持つことです。"

TysonはWebMarketersの複数のSEOプロジェクトを管理するための方法論を説明しました。その代理店は4段階のプロセスを使用します：

      1. 研究/計画- 調査フェーズでは、彼らは分析を徹底的に調べ、クライアントのウェブサイトを監査します。様々なツールを使用して、ウェブサイトのコンテンツ、構造、パフォーマンス、そして競争環境を検討します。彼らはクライアントの予算とビジネス目標を考慮して、最良の機会を特定し、それらの機会をタスクに分けて、彼らのプロジェクト管理ソフトウェアであるWorkzoneに入れます。彼らは、SEOタスクを一度に3ヶ月分計画することが最善であると考えています。これにより、より効果的に長期戦略を計画すると同時に、必要に応じてコースを変更する柔軟性を持たせることができます。
      2. 実行 - 二番目のステップでは、計画されたタスクを遂行します。徹底的な調査と計画のおかげで、WebMarketersのSEOチームは常に、特定の日に何をすべきかについて明確な見通しを持っています。これがブログ記事の執筆であろうと、ヘッダー構造の改善であろうと、構造化データの実装であろうと、またはページ速度の改善であろうと、彼らのSEOチームには物事を正しく行うために必要な時間が与えられています。
      3. 分析 - 分析フェーズでは、完了した作業とそれがクライアントのウェブサイトに与えた影響を評価します。この時点で、「ブログ投稿は予測されたトラフィックを生み出したか？」、「新しいメタ記述がCTRの向上にどれほど効果的だったか？」、または「CSSとJavascriptの最小化後、ロード時間をどれだけ削減できたか？」などの質問を自問自答します。この分析ステップは重要であり、影響を確認せずにタスクを進めるだけでは、クライアントのお金が無駄になる可能性があるためです。
      4. 調整 - SEOプランのパフォーマンスを分析した後、結果や全体的なプロセスを改善するために必要に応じて調整を行うことができます。調整はさまざまな理由で行われます - もし何かが予想以上に良いパフォーマンスをしていたら、それを倍増させたり、可能な場所で再現したりするかもしれません。

これらのステップが馴染み深いように感じるのは、それがPDCA、またはデミング・ホイールに基づいているからです。製造業界で始まったものですが、この4ステップの管理方法はマーケティングにも同様に効果的であり、プロセスを継続的に改善し、より良い結果を得る方法です。

継続的な改善は、すべてのマーケティング代理店が目指すべきものです。それはクライアントの成果を向上させるだけでなく、代理店がプロセスを洗練させ、無駄な時間を削減し、より利益を上げて運営することを可能にするからです。

WebMarketers WebMarketersチームがオタワのオフィスで

プロジェクト管理ツールですべてを一元化する

研究、実行、分析、調整を行うことは、継続的な改善を保証する素晴らしい方法ですが、それだけでは十分ではありません。多くの代理店が対処する困難な現実は、週に利用できる時間が限られていること、そして理論を実践に移すために必要な作業と分析を行うための手が限られていることです。Tysonのチームは、すべてを一か所で整理しておくためにワークフロー管理ツールに依存しています。

"私たちは、タスクが計画され、適切な人に割り当てられるだけでなく、クライアントの請求日前に完了するように、作業量が分散され、スケジュールされていることを確認するためにWorkzoneを使用しています。"

このソフトウェアを使用することで、マネージャーは従業員の日々の作業量を確認し、問題が発生する前にそれを特定し、どれだけ多くのプロジェクトがあっても、すべてのSEOプロジェクトが順調に進んでいることを保証できます。

Orbit Media Studios Orbit Media Studios チーム

Laurel Miltnerは、シカゴに拠点を置くデジタルエージェンシーであるOrbit Media Studiosのデジタルストラテジーのディレクターであり、彼女はまた、エージェンシーのSEOプロジェクトのワークロードを処理するためにプロセスとツールに大きく依存しています。

"プロセスとドキュメンテーションは、Orbitでの成功したSEOプロジェクト管理にとって不可欠な要素となっています。私たちにとっては、クライアントがSEOパフォーマンスの改善をマクロ（ウェブサイト全体）とミクロ（ページごと、重要なトピックごと）のレベルで追跡するのを助けることが重要です。"

ほとんどの伝統的なウェブプロジェクトが開始して終了するか、または定義された日付を持っているのとは異なり、ほとんどのSEOプロジェクトは継続的です。確かに、プロジェクトの開始時に一度きりのタスクがありますが、コンテンツ作成、アウトリーチ、リンクビルディングのような月次活動は一般的な「リテイナー」項目です。

"報告フレームワークはプロセスの一部でなければならず、何がいつ行われたかを文書化することも重要です。私たちはすべてのプログラムとプロジェクトを、「私たちは何を成し遂げようとしているのか、そしてそれをどのように追跡するのか？」と尋ねることから始めます。"

目標追跡 Orbit Media StudiosはSEOタスクをプロジェクトの成果に結びつける

SEOプロジェクト管理ツールは、チーム内部とクライアントとの外部の両方で進捗状況を伝えるのに役立つべきです。Laurelが述べているように、このレベルの報告は、あなたの代理店がクライアントのビジネスに提供する価値をクライアントに伝えるのに役立ちます。

一般的な問題とその克服方法

文書化されていないプロセス

ドキュメント化されたプロセスがないということは、各プロジェクトが非効率で一貫性がないだけでなく、毎回車輪の再発明をしていることを意味し、あなたのワークフローは人々の頭の中にある知識に依存しています - たぶんあなたのものでさえ！ 解決策: あなたの知識をエージェンシー内で「オープンソース化」することで、あなたが行うすべてのことをスケーラブルにします。プロセスが文書化されると、より多くの人をオンボードして、あなたのプロセスに従って学習し実行することができます。これは、より多くのSEOクライアントプロジェクトをオンボードするにつれて効率的に成長する唯一の方法です。

スコープクリープと終わりのないリビジョン

SEOプロジェクト管理プロセスは、社内での作業を整理するのに役立つだけでなく、プロジェクトの構造を整え、クライアントとの期待を明確に設定する大きな利点もあります。スコープクリープは代理店が直面する非常に一般的な問題であり、時間が経つにつれて数千ものコストがかかる可能性があります。解決策: プロジェクトの各段階に対する明確な期待を設定し、マイルストーン/成果物に基づいて請求する場合は、改訂と時間を定義します。

コミュニケーション不足

明確で一貫したコミュニケーションの重要性は言い過ぎることはできません。良いコミュニケーションがなければ、効率は崩壊し、それはタイムライン、予算、品質に影響を及ぼし、代理店とクライアントの関係にとって有害になり得ます。解決策: いくつかのプロジェクトマネージャーは、過剰なコミュニケーションというものはないと言います。以下のプロジェクト管理ワークフローツールを使用することで、チーム内のコミュニケーションの多くを自動化し、調整するのに役立ち、誰もが他の人が何に取り組んでいるか、そしてすべての動く部分がどのように関連していて、どのように進行しているかを見ることができます。

Trello

Trelloは、タスクがカードで表される「かんばんボード」を普及させました。これらのカードは、ボード上のカラムに整理されます。カラムは通常、プロジェクトの段階を左から右に表しますが、好きなように設定することもできます。

Trello

プロジェクトの段階の例では、カードが左側の最初の列に入り、完了するまでボードの右側に渡っていきます。

カードには所有者、優先度、カテゴリ、締め切りなど、さまざまな属性を持つことができます。メディアや任意のファイルをカードに添付して、物事を一緒に保つことができます。

Trelloはそのシンプルさと柔軟性のために人気が出ています。その結果、Trelloユーザーをサポートするためのアドオンアプリの全体的なエコシステムが出現しました。例えば、Blue Cat ReportsはTrelloのための簡単なレポーティングと分析を提供し、あなたのワークフローを通じてカード（別名タスク）がどのように実行されているかを理解することができます。

アサナ

Asanaは、デジタルエージェンシーによって使用される最も人気のあるフル機能のプロジェクト管理ツールの一つです。Asanaの低価格ポイントは、SEOプロジェクト管理市場のかなりのシェアを獲得するのに役立っています。Trelloのように、Asanaにもかんばんビュー（彼らが呼ぶ「ボードレイアウト」として）がありますが、従来のガントチャート（または「タイムラインビュー」として）を含むいくつかの他の方法でタスクを視覚化することもできます：

Asana ガントチャート

リストビュー：

Asanaリストビュー

そしてカレンダービュー：

Asana カレンダービュー

ワークゾーン

Asanaのように、Workzoneは多くの同じ機能を持つ完全なプロジェクト管理スイートですが、その焦点はチーム全体の採用にあります。

Workzone ガントチャート

これは、協力する必要がある多くのスタッフを持つ大規模な機関にとって非常に適しています。この状況では、Workzoneがすべてのコミュニケーションとタスクの中心になるほど、エージェンシー全体がプロジェクトの可視性と効率を高めることができます。

Linkio

Linkioは、リンクのプロスペクティングとブロガーアウトリーチのための非常に便利な機能を備えた、バックリンクキャンペーン管理のためのソフトウェアを専門としています。

Linkio

スプレッドシート

他のすべてが失敗したとき、いつでもExcelやGoogle Sheetsがあります（ちなみに、クールなハックです：Chromeのアドレスバーに「sheet.new」と入力して、新しいGoogle Sheetを即座に作成します）。スプレッドシートは、シンプルなタスク管理とステータス追跡のための実績のある方法です。上記の高度なツールにもかかわらず、スプレッドシートはおそらくSEOプロジェクト管理のための最も人気のある方法です。それらはシンプルで、馴染みがあり、本質的にカスタマイズ可能です。

SEOプロジェクト管理を始める場合は、以下の無料Excelテンプレートをダウンロードしてください：

次のステップ

この記事ではSEOプロジェクトマネジメントの基本を説明し、業界をリードするデジタルエージェンシーの3人のSEOエキスパートを参照しました。今度はあなたが理論を実践に移す番です。これらのエキスパートから一つだけ洞察を得るとしたら、それはコミュニケーションの重要性です。彼らがSEOプロジェクトに導入しているすべてのプロセスと方法論は、内部および外部とのコミュニケーションによって支えられています。ワークフローツールは間違いなくこのコミュニケーションが行われるのを助けるでしょう。

また、どのように物事を行い、各タスクに対してどのようなステップを踏むかを概説するためのしっかりとしたドキュメントが必要です。これにより、より多くのクライアントをオンボードするにつれて、サービスをスケールアップすることができます。人々やリソースへの依存を取り除く必要があります。これを行わないと、ワークフローにボトルネックが生じ、作業の効率が低下し始めます。

しかし、あなたのチームに熟練した実践者がいなければ、上記のすべては無関係です。あなたの代理店で最も価値のある資産はあなたの人々です。最初から最高の人材を雇うことは、成功への道を整えるのに役立ちます！

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